Como esta empresa ajuda Cielo e Vale a fazer um home office estruturado

"O que ia acontecer em um período de cinco anos aconteceu em cinco dias". É assim que Hélio Sá, fundador e presidente da Inpartec, define as intensas semanas que o mundo corporativo brasileiro vivia em meados de abril, quando conversou com a EXAME.

Fundada em 2011 e com mais de 100 funcionários, quase todos de tecnologia, a Inpartec é responsável por criar o chamado hub de trabalho das empresas. Em um mesmo ecossistema, ficam centralizadas ferramentas como messageria, videoconferência, aplicativos de produtividade e interface para trabalho remoto, todo o aparato digital necessário para as atividades diárias no escritório. O serviço não existe necessariamente para o home office: a ideia é organizar e otimizar os sistemas de trabalho para melhorar o conforto do funcionário e a produtividade da empresa como um todo.

Mas, desde que o Brasil começou parcialmente seu processo de isolamento social, no fim de março, o telefone de Sá não para de tocar. O empresário afirma que a demanda subiu na casa dos 30% semana a semana -- mais que dobrando em um mês, durante as primeiras semanas da quarentena.

Mesmo antes do coronavírus, a Inpartec já atendia clientes como a adquirente Cielo, a mineradora Vale, a operadora de telefonia TIM, a operadora de saúde SulAmérica e as empresas de alimentos BRF e Coca-Cola. Em 2019, a empresa faturou quase 20 milhões de reais. A expectativa é crescer 25% neste ano, chegando a 25 milhões de reais.

A Inpartec é parceira da americana Microsoft, dona do pacote de produtividade Office -- que inclui dezenas de aplicativos, os mais comuns sendo o Word, para textos, o Excel, para planilhas e cálculos, e o PowerPoint, para apresentações. Assim, usa os programas da Microsoft para montar o sistema de trabalho nas empresas clientes.

Antes da pandemia, para vender seus serviços, a Inpartec focava o discurso na melhoria da experiência do funcionário e no aumento da produtividade das empresas. Agora, a qualidade do trabalho e a produtividade seguem sendo um ganho, mas marginal: o modelo digital virou questão de sobrevivência.

"A dificuldade de cada empresa neste momento é proporcional a onde ela estava nesta régua da transformação digital", diz Sá.

O executivo acredita que a ruptura causada pelo coronavírus tirou o que chama de "muleta" da média gerência, que ainda era reticente não só ao trabalho remoto mas às ferramentas digitais como um todo. "Todo mundo está sofrendo. Mas, para quem estava para trás na digitalização, a ruptura que aconteceu no modelo de trabalho foi brutal."

Bagunça de ferramentas

Sá afirma que um problema muito comum nas empresas, mesmo antes da pandemia, era que muitas já começavam a digitalizar o trabalho, mas não de uma forma organizada.

Era comum que empresas tivessem licenças de diversos softwares diferentes, que não faziam sentido para os colaboradores ou que eles não sabiam usar. "Essa pluralidade de sistemas foi uma bagunça com a qual a gente se acostumou a trabalhar, porque tinha o colega do lado. Só que agora o sistema precisa funcionar de fato", diz Sá. "O nosso papel é pegar esse emaranhado de dezenas de ferramentas e entregar só os benefícios."

Nas empresas clientes da Inpartec, o chamado workplace digital [ou local de trabalho, em inglês] é adaptado para as necessidades de cada companhia, usando algumas das centenas de programas disponíveis no ferramental da Microsoft.

O objetivo final é tornar o trabalho mais simples, realizando várias tarefas no mesmo sistema e, de preferência, na mesma tela. Não deveria ser preciso, na visão da Inpartec, "parar o trabalho" e abrir uma série de telas e comandos diferentes para verificar mensagens do departamento de recursos humanos, por exemplo.

Diversos estudos mostram que, quando um funcionário é obrigado a mudar de interface o tempo todo -- usando diferentes ferramentas para o mesmo fim, por exemplo --, o cérebro leva vários segundos somente para se adaptar às trocas constantes. "A empresa gasta, gasta e gasta com tecnologia e, no fim, a mensagem não chega na ponta. É como comprar uma caixa de ferramentas gigantesca e não saber usar", diz Sá.

O que é preciso para o home office na pandemia?

No Brasil, 38% das empresas ofereciam home office antes da pandemia, segundo estudo da Mercer, consultoria especializada em recursos humanos. Com o isolamento social forçado, a taxa subiu para mais de 70%.

A tarefa não é simples, e menos ainda para as empresas maiores. Com grandes companhias tendo milhares de funcionários sem interagir presencialmente, um dos focos dos sistemas montados pela Inpartec é melhorar a comunicação interna dos clientes.

Sá conta que um diretor de uma grande empresa o procurou, após duas semanas de isolamento, ao perceber que os comunicados internos que estava postando na rede da companhia só podiam ser vistos por quem estava dentro do prédio da empresa -- menos de 10% dos funcionários àquela altura. A Inpartec, então, precisou criar um sistema para colocar aquele pedaço da comunicação na nuvem, para ser acessado por todos.

Para outra empresa, de mais de 10.000 funcionários, o principal meio de comunicação interna eram as televisões corporativas. Outra companhia usava totens presenciais para emitir o holerite dos funcionários. Agora, ninguém está mais nos locais fisicamente para conseguir usar as ferramentas.

"São detalhes que parecem simples, mas são brutais. De uma semana para outra, esse modelo não existe mais", diz Sá. "Por isso, acreditamos num formato em que haja disponibilidade de informações onde quer que o funcionário esteja. Um modelo que agora está se provando essencial."

Um dos serviços mais populares entre os clientes da Inpartec é um chatbot de inteligência artificial no Microsoft Teams, app de messageria da Microsoft usado para comunicação corporativa em tempo real. A Inpartec se uniu ao RH de algumas empresas para programar o bot com o "dicionário do RH", para tirar dúvidas dos funcionários automaticamente.

Na mesma linha, diante da pandemia, a Inpartec criou um serviço integrado ao Microsoft Teams para que RHs e lideranças das empresas possam comunicar os funcionários sobre notícias referentes ao coronavírus. Com o sucesso da ferramenta, decidiu abri-la gratuitamente a todas as empresas interessadas, mesmo as que não são clientes (o app pode ser obtido no site inpartec.com.br/covid-19-teams-app). Mais de 1 milhão de usuários nas empresas já usaram o serviço.

Sá afirma que um cliente resumiu a tecnologia implementada pela Inpartec como um "posto Ipiranga" corporativo, fazendo referência à propaganda da rede de postos de combustível. O funcionário precisa acreditar que tudo que quiser estará ali e que ele saberá encontrar quando precisar, diz o executivo. "Se o funcionário tinha esse ferramental no escritório, agora também precisará ter em casa, mesmo sem poder consultar os colegas o tempo todo", diz. Nunca as empresas precisaram tanto de um ambiente digital organizado.