Seja breve: livro ensina como ter comunicação precisa (e direta) na gestão de empresas

Como gerir uma empresa com Brevidade Inteligente

Este livro seria uma estupidez e uma perda de tempo se não praticássemos o que pregamos. Administramos toda a nossa empresa no modo Brevidade Inteligente.

Por que isso é importante

É fundamental para nossa gestão e nossa cultura, e uma das principais razões pelas quais ganhamos prêmios por nosso local de trabalho inclusivo, feliz e sensacional.

Para ir mais fundo

A Axios é atualmente uma startup com mais de 500 pessoas e uma cultura viva, hiperambiciosa e absurdamente transparente. Todo funcionário possui ações da empresa, e respondemos a qualquer pergunta, com duas exceções: quanto alguém ganha e por que alguém saiu. Mantemos silêncio sobre isso em respeito à privacidade de cada um.

• Fato curioso

Permitimos que todos os funcionários perguntem qualquer coisa – absolutamente qualquer coisa – sem se identificar, e lemos a pergunta ipsis litteris na reunião semanal, não importa quão direta ou grosseira seja, e então respondemos. Sim, isso pode ser constrangedor.

Algo mágico acontece quando nos comunicamos de maneira clara e transparente: eliminamos todas as fofocas e intrigas que surgem entre os funcionários por estarem confusos ou serem mantidos no escuro.

Dizemos a líderes, a amigos de outras empresas e a amigos pessoais que o braço direito deles deve ser um comunicador, não um administrador ou um gênio das finanças. Público, funcionários, acionistas, investidores e amigos, todo mundo quer saber o que você está fazendo e por quê.

• Falhas de comunicação podem paralisar ou confundir toda a organização.

Panorama geral

Somos todos comunicadores hoje em dia. Nunca os seres humanos falaram, escreveram ou enviaram tantas mensagens de texto – e nunca acharam tão difícil ser ouvidos. Portanto é melhor ser bom nisso, ou encontrar alguém que seja.

• Nossa equipe, como todas, quer saber em que acreditamos e por que fazemos o que fazemos. A maioria dos executivos é péssima em dar essas respostas.
• O trabalho remoto e híbrido exige uma comunicação rápida e clara. Sem isso, como um vendedor que trabalha em Oshkosh, no Wisconsin, pode se manter inspirado e conectado aos chefes em Nova York?
• O Project Management Institute descobriu que 30% dos projetos que dão errado fracassam por uma comunicação ruim.
• A maioria das pessoas que deixam o emprego afirma ter sentido desconexão e queda no engajamento, de acordo com uma pesquisa da Edelman.

A lição

A crise na comunicação não se limita aos negócios ou aos líderes de destaque. Quanto mais ruído e distração houver, mais precisão e eficiência serão necessárias para que sejamos ouvidos – e lembrados.

• Basta olhar para a política. O poder não depende mais da posição, do tempo no cargo ou do dinheiro. Ele flui para aqueles que dominam ou subvertem as comunicações modernas e curtas nos noticiários televisivos ou no Twitter.
• Professores, pastores, líderes de pequenos grupos – todos que se comunicam com muitos – enfrentam desafios semelhantes ao deparar com cérebros condicionados pelas tecnologias instantâneas.

Aprendemos tudo isso da maneira mais difícil. Nos primeiros dias da Politico, zombávamos dessa conversa de comunicação e cultura e achávamos que tudo daria certo se as pessoas apenas fizessem seu trabalho.

Estávamos absolutamente errados. Nossa taxa de atrito era tão alta que a The New Republic, uma revista nacional, escreveu que nossa empresa era “um lugar difícil para se trabalhar”. Tivemos que mudar, começando por conversas mais transparentes e regulares com a equipe.

Hoje na Axios nos comunicamos internamente da mesma forma que nos comunicamos com os leitores, e está dando certo. Tudo começou com o que chamamos de 5 Big Things (5 Coisas Importantes) - uma newsletter semanal, toda em Brevidade Inteligente, que detalha em ordem de importância o que estamos pensando ou fazendo. É direta, divertida e relevante.

Jim a escreve todos os domingos, com a ajuda mais do que essencial de Kayla Brown, a alma do nosso negócio. Ela já vinha fazendo um informe às sextas-feiras e nos disse que deveríamos fazer todas as nossas comunicações dessa forma. E assim nasceu a 5 Big Things.

Roy teve a ideia genial de exigir que todos os executivos fizessem a mesma coisa com suas equipes – e compartilhassem isso com seus pares. Agora, toda semana todos ficam sabendo dos principais pontos em ordem de importância. Acabamos com os informes enlatados das reuniões, e ninguém mais diz: “Não sabia que estávamos fazendo isso!” Simplesmente nos reunimos e tratamos do que está por vir.

• Mantenha-se informado: quando Jim se senta para escrever no domingo, ele sabe de tudo o que está acontecendo na empresa. A piada interna é que ele poderia comandar a empresa de seu barco de pesca no Maine. A realidade: Kayla às vezes faz mesmo isso da casa de sua infância em Kerrville, no Texas.

Os maiores beneficiados são os funcionários. Todos nós detestamos estar por fora, perdidos em relação ao rumo do negócio, inseguros quanto ao propósito. Hoje os líderes da nossa empresa nos enviam e-mails breves e concisos – assim como a equipe da BP fez depois que Geoff o apresentou – e criam suas próprias newsletters para agregar as pessoas em torno de suas paixões.

Dicas e truques do Jim para CEOs e líderes

1. A missão importa.

Encontre formas de incluir em seus tópicos a alma e o propósito de sua organização. “Por que isso é importante” é a ferramenta perfeita.

• Nunca é de mais repetir: sua missão só começa a se fortalecer quando você se irrita de tanto repeti-la.

2. Conte uma história

Se alguém fosse ler todas as suas newsletters do ano anterior, elas deveriam contar uma história clara e poderosa sobre o que você estava fazendo, pensando e concretizando. Cada tópico ou cada newsletter deve fazer o mesmo.

• As pessoas ficam entediadas com facilidade. Elas querem uma história autêntica que explique por que se esforçam tanto e se dão o trabalho de ler suas palavras.
• Mandamos para os novos funcionários as edições anteriores da 5 Big Things, para que eles já possam chegar produzindo.

3. Não seja falso

Escreva com franqueza e autenticidade. As pessoas não são idiotas – elas percebem quando uma frase é um clichê corporativo ou parece ter sido escrita por um
advogado. Pare agora.

4. Não desista

Você precisa se conectar com sua equipe pelo menos uma vez por semana. Resista ao impulso de acabar com a newsletter. Se você não quer que os outros a ignorem, lidere pelo exemplo.

5. Seja humilde

Se você é CEO, líder ou gestor, você é bem-sucedido e, muito provavelmente, inteligente. Mas não tão inteligente assim. Demonstre gratidão, admita seus erros, zombe de si mesmo. Isso desobriga as pessoas ao seu redor de agir como idiotas corporativos presunçosos.

6. Incentive imitações

A mágica se revela de fato quando as pessoas ao seu redor começam a se comunicar no mesmo estilo e em cadência semelhante. Quando percebemos que a Brevidade Inteligente era um divisor de águas dentro da Axios tanto quanto havia sido para o nosso público, vimos um aumento no alinhamento entre as equipes. Todos se divertem contando as próprias histórias e sabem o que os colegas estão fazendo – em toda a empresa e em todo o país.