Lista de documentos para admissão: confira quais são, e como é o processo

Novas contratações exigem a atenção do time de RH ou DP, já que a lista de documentos para admissão é extensa e deve ser corretamente solicitada para garantir o bom fluxo do processo.

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Esse grupo de documentos formaliza o início da relação entre empresa e colaborador e reúne informações importantes para que o trabalho possa ser iniciado.

Preparamos um checklist com os documentos exigidos para CLT, estágio e Jovem Aprendiz, além de uma lista com documentos que não podem ser solicitados — sob o risco de penalização para a empresa.

Quais documentos é preciso para uma admissão?

No caso de profissionais CLT, a lista envolve uma série de documentos. Os principais são a Carteira de Trabalho Digital e cópia do RG e do CPF. Veja a relação completa a seguir:

• Inscrição no PIS/Pasep;
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) Digital;
• Cópias do RG e do CPF;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Certidão de nascimento (para trabalhadores solteiros);
• Certidão de casamento (para trabalhadores casados);
• Título de eleitor (para maiores de 18 anos);
• Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
• Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Comprovante de residência;
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos até 21 anos, se houver;
• Cartão de vacinação dos filhos menores de 7 anos e comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos, para recebimento de salário-família;
• Atestado de invalidez dos filhos, se aplicável, independentemente da idade;
• Fotos;
• Carteira Nacional de Habilitação (CNH), caso a função exija trabalho com veículos.

O documento do exame admissional é emitido após o procedimento e é custeado pelo empregador. A periodicidade desse exame varia de acordo com a área de atuação do colaborador.

Qualquer documento solicitado não pode ser retido por mais de cinco dias (Lei nº 5.553/68), mesmo se forem cópias autenticadas. A empresa deve fazer o registro das informações e devolver o material dentro do prazo, para que não se apliquem multas ou penalizações. 

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Além disso, o registro na CTPS deve ser feito em até 48 horas, de acordo com o artigo 29 da CLT. Hoje em dia, com a Carteira de Trabalho digital, não é mais necessário reter a versão física na empresa. Todo o processo é feito no site do governo.

Estágio

O principal documento é o Termo de Compromisso de Estágio. É um documento que define as condições e obrigações entre o estagiário, a instituição de ensino e a empresa concedente de estágio, garantindo a conformidade com as normas e legislações vigentes.

Além do TCE, são solicitados o documento de identificação (identidade e CPF), comprovante de residência e comprovante de matrícula com o atestado de frequência. Dependendo da empresa, pode ser que o histórico escolar também seja solicitado.

Jovem Aprendiz

No caso de jovens aprendizes, além dos documentos solicitados para estágio, temos a exigência de alguns a mais. Veja a relação abaixo: 

• CPF — se o candidato for menor de idade, é aceito o documento do responsável;
• Certificado de conclusão do ensino médio;
• Carteira de Identidade;
• Carteira de Trabalho;
• Atestado de frequência em uma instituição de ensino.

Para que servem os documentos admissionais?

Após a pandemia, a entrega dos documentos se digitalizou. Hoje em dia, boa parte das empresas utilizam softwares que realizam a admissão de colaboradores online. Os documentos admissionais são o primeiro passo no processo de formalização da relação entre trabalhador e empresa.

Servem para comprovar informações essenciais, como a escolaridade (ainda mais importante em casos de estágio/jovem aprendiz), local de residência e comprovação de que as informações passadas pelo candidato no processo de recrutamento são verdadeiras. 

Por exemplo, se uma pessoa disse que tem carteira de ônibus para a vaga de motorista, deve apresentar o documento de habilitação e fazer o exame admissional centralizado nesse campo de atuação. 

Sem a necessidade de apresentar documentos admissionais, a empresa poderia estar sujeita a contratar uma pessoa que sabe dirigir o veículo, mas não tem carteira — algo perigoso e problemático para ambas as partes.

Além disso, o documento admissional também serve como base para a definição das condições do contrato de trabalho, como:

• Cargo;
• Remuneração;
• Jornada de trabalho;
• Exigências da empresa para o cargo.

Dessa forma, tanto o empregador quanto o empregado estão protegidos pela lei, entendendo seus direitos e deveres. 

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão?

Sabemos que a lista de documentos exigidos para admissão é extensa e pode gerar dúvidas por parte do RH e do próprio colaborador. 

Para além das exigências, existe uma lista de documentos que não podem ser solicitados de forma alguma, sob a possibilidade de pagamento de multas e outras penalidades para a empresa.

A lista envolve documentos como:

• Exames de gravidez;
• Exame de HIV;
• Registro de dívidas ou exigência de regulamentação do nome nos órgãos de proteção ao crédito;
• Dados de antecedente criminal;
• Documentos que comprovem que o candidato nunca processou uma empresa.

Em resumo, qualquer documentação que tenha caráter discriminatório não pode ser usada de forma a prejudicar o colaborador. Se fossem solicitados, esses documentos causariam constrangimentos e possibilidade de preconceito no ambiente de trabalho. 

A Lei nº 9.029/95 proíbe qualquer ato discriminatório no processo de admissão ou permanência em um emprego:

"Art. 1o  É proibida a adoção de qualquer prática discriminatória e limitativa para efeito de acesso à relação de trabalho, ou de sua manutenção, por motivo de sexo, origem, raça, cor, estado civil, situação familiar, deficiência, reabilitação profissional, idade, entre outros, ressalvadas, nesse caso, as hipóteses de proteção à criança e ao adolescente previstas no inciso XXXIII do art. 7o da Constituição Federal. (Redação dada pela Lei nº 13.146, de 2015) (Vigência)".

Vale lembrar que alguns documentos da lista poderão ser solicitados dependendo da área de atuação, em regime de exceção. É o caso dos dados de antecedentes criminais — caso a natureza do cargo justifique esse pedido, não tem problema. 

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