Em busca da produtividade: 4 dicas para ajudar a sua equipe a deixar de procrastinar

Se você leu meu último artigo, já sabe que, ao contrário do que muita gente pensa, a procrastinação não é necessariamente uma questão de preguiça ou de má gestão do tempo. O que está por trás desse "eterno adiar" é uma espécie de fuga.

Em geral, uma fuga dos sentimentos ruins.

Estou falando de fugir daquele medo de encarar uma tarefa difícil, da insegurança ao fazer algo novo ou da ansiedade de não dar conta de determinado projeto, por exemplo.

É quando essas sensações aparecem que o modo procrastinação costuma ser ativado. Em vez de lidar com esse estado emocional — que pode nem ser consciente —, a pessoa passa outras coisas que dão mais prazer na frente. Ela vai terminar uma tarefa mais simples, dedicar energia a um projeto mais interessante, se distrair com alguma outra coisa… Enfim, algo que gere uma compensação imediata.

Como já deve ter dado para perceber, a questão aqui nem de longe é preguiça. A pessoa não está parada, improdutiva, matando tempo sem fazer nada — e é importante que você, que exerce uma função de gestão, entenda esse ponto.

Quais são as dicas para ajudar uma equipe a não procrastinar?

• A origem do problema

A minha primeira dica para você ajudar a sua equipe a se livrar de vez desse (mau) hábito é: identifique o que está por trás da procrastinação. E isso só é possível se olharmos para além das nossas crenças sobre o perfil procrastinador.

O seu papel, aqui, é esclarecer que não se trata de preguiça ou de desorganização, e incentivar uma análise em busca da raiz do problema. Lembrando que cada situação pode ter uma motivação diferente: às vezes, a pessoa vai procrastinar por insegurança de fazer algo novo, às vezes, por ansiedade diante de um desafio.

Uma forma de chegar a essa resposta é conversar sobre a situação, tentando entender questões como:

• Por que quando a pessoa está diante de determinada tarefa, ela escolhe fazer outra coisa no lugar?
• O que ela sente quando precisa encarar essa atividade?
• O que a impede de começar ou de continuar a fazer determinado projeto?
• O que a ajudaria a destravar?

Esse tipo de exercício pode ajudar a chegar a um diagnóstico mais preciso — e saber exatamente a causa do problema é fundamental para entender qual a solução mais eficiente.

• Pequenos incentivos

Identificar a raiz da procrastinação já resolve boa parte do problema, mas nem sempre esse é um caminho fácil e rápido. Provavelmente, serão necessárias algumas conversas e, principalmente, tempo para investigar as causas da procrastinação.

Enquanto isso, você pode tentar colocar em prática uma segunda dica: investir em uma abordagem de compensação.

Como expliquei no começo do artigo, a pessoa procrastinadora muitas vezes está em busca de uma “recompensa” rápida. Ela quer se sentir bem!

Então, por que não atrelar a entrega de um projeto antes do prazo a, por exemplo, um day off? Ou a possibilidade de fazer uma Short Friday em determinada semana?

A ideia é atrelar a entrega adiantada a algum tipo de benefício — dentro das suas condições como líder e das regras da empresa, claro. Ao fazer isso, aquela sensação ruim que leva à procrastinação pode ser substituída por um vislumbre de algo bom ali na frente.

• A importância do compartilhar

Essa sensação positiva também pode vir de um suporte profissional. Por isso, a minha terceira dica é oferecer ajuda para a condução da tarefa que está sendo procrastinada.

Seu objetivo, contudo, não é colocar alguém para fazer o trabalho pelo outro membro da sua equipe ou para monitorar o desempenho. Em vez disso, o foco está no compartilhamento de conhecimento e de experiência.

Ao compartilhar determinada expertise, tal profissional pode inspirar a pessoa que está com dificuldade de sair do lugar. Ela pode ter insights a partir dessa conversa, aprender com os acertos e erros do outro indivíduo, tirar dúvidas, pedir recomendações…

• Revisão da liderança

Além de todas essas recomendações que podem ser adotadas pela outra pessoa, existe algo que a própria liderança deve fazer: analisar a forma como está delegando tarefas — minha quarta dica.

Foram definidos prazos? Eles estão claros para todos? E as prioridades dentro da área, existem? Todo mundo sabe o que deve ser priorizado e o que não é tão importante? Ou tudo é classificado como “urgente”?

Apesar da procrastinação estar ligada àquela questão de fugir de sentimentos ruins, pode ser que essa fuga tenha alguma ligação com uma falta de clareza da liderança.

Quando existem falhas na comunicação, no planejamento e na construção de processos, é normal que as pessoas se sintam perdidas, confusas, assustadas e por aí vai. E tudo isso, por sua vez, pode levar àquela postura de “depois eu lido com isso”.

Então, em vez de “deixar pra depois”, já pense agora mesmo se a sua gestão pode ter alguma ligação com o mau hábito que você está tentando combater na sua equipe. Se for esse o caso, não procrastine para lidar com isso.