A receita da guru de produtividade do Google para um home office eficaz

A pandemia não mudou somente o local de trabalho, mas a forma de organizar a rotina para boa parte dos profissionais no mundo. Com a mudança, veio a alta demanda pela ajuda da especialista em produtividade do Google, a administradora americana Laura Mae Martin.

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Em entrevista exclusiva para jornalistas da América Latina, com a EXAME como o único veículo representando o Brasil, Martin contou que os aprendizados do trabalho em casa serão essenciais no novo modelo de trabalho híbrido (e de qualquer lugar) que, como o Google, muitas empresas irão adotar.

“A produtividade mudou com o trabalho em casa. Estamos todos pensando em como fazer as coisas em um ambiente que não estávamos acostumados. No decorrer do último ano, nós aprendemos muito como indivíduos e como organizações, e começamos a pensar: se isso se estender por mais tempo, como nos organizar para ter sucesso em casa? E se tivermos um modelo híbrido, que aprendizados vamos levar de casa para o escritório e como transportaremos essa produtividade?”, diz ela.

A executiva trabalha no Google há mais de 10 anos e começou em um cargo na área de vendas. Com os funcionários da empresa podendo usar parte de seu tempo para desenvolver um projeto alternativo, Laura começou a usar suas horas para ajudar os colegas a organizar seus e-mails e agendas.

E os pequenos treinamentos acabaram se tornando no cargo de tempo integral que ela ocupa hoje. De executivos a novos funcionários, ela ajuda a todos na organização do dia a dia de trabalho e gestão do tempo.

Em entrevista para a mídia americana, ela já havia divulgado algumas de suas dicas e aprendizados na pandemia. Para a EXAME, ela resume em duas lições: entender o seu tipo de corrida diária e planejar seu trabalho em volta disso.

Segundo a especialista, a chave para melhorar a produtividade em casa é entender qual o seu tipo de corrida – maratona ou tiro – dentro do home office.

No primeiro caso, o da maratona, é o de quem descobriu que o tempo extra em casa permite trabalhar sem interrupções – de manhã até de noite.

No segundo caso, o do "tiro", o tempo em casa pode ter ficado escasso. Por causa dos filhos ou outras responsabilidades, esse tipo de trabalhador precisa trabalhar em “sprints” de tempo entre outras tarefas.

Em outras palavras, o profissional precisa entender como o tempo está disponível para ele: em períodos sem interrupção ou em horas picadas.

“A minha principal dica no começo da pandemia era para conhecer sua corrida e conhecer a corrida dos seus colegas”, fala ela.

Assim, um líder pode entender o ritmo de trabalho de cada membro de sua equipe e todos podem se ajudar a melhorar a produtividade. Embora essa qualidade seja um esforço individual, o trabalho dos outros pode facilmente afetar o seu.

“Se seu colega é um ‘sprinter’, (adepto aos fluxos de trabalho em tiros curtos) talvez seja melhor perguntar por um horário que seja melhor para eles se você tiver maior flexibilidade. Se você é um maratonista, sabendo que você vai começar pela manhã e trabalhar todo o dia, você provavelmente vai se sentir esgotado no final dele. Então como você deve pensar em maneiras de encaixar pausas estratégicas”, explica ela.

Sobre a longa duração do home office, Martin propõe uma mudança de mentalidade: não pensar no home office como um jogo de espera até o retorno ao escritório, mas como algo que pode ser definitivo.

"Uma coisa que disse no começo da pandemia foi: imagine que você perdeu seu emprego e seu chefe te liga um minuto depois te oferecendo o mesmo emprego, a única diferença é que ele será para sempre remoto. Você aceitaria esse emprego? Como você mudaria sua perspectiva? Então, ao invés de pensar em quanto tempo mais vai demorar para voltar, mude sua perspectiva para: se essa for sua situação para sempre, o que eu faria para ficar feliz com ela?", explica ela.

Confira os destaques da conversa com a guru de produtividade do Google e seus vários ingredientes para ter sucesso no home office:

Planejamento

"Um tema que entra para os dois lados (dos maratonistas e sprinters) é o planejamento. Eu tenho um plano diário, que está no blog do Google. Na noite anterior, preencha esse papel de trabalho com os objetivos para o dia e identifique o que colocar no campo do 'amanhã será um sucesso se...'. E tem uma agenda de hora em hora.

Por três anos, eu sempre deixei esse recurso disponível, mas no começo da pandemia tive um pico no número de download. Acho que o planejamento se tornou um dos temas principais agora. Se você tem uma hora para trabalhar, é um 'sprinter' e você gasta 15 minutos vendo e-mails, depois 10 minutos pensando no que trabalhar, até o final do sprint você não conseguiur terminar nada".

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Administrando emoções

"O meu conselho sobre isso, para além do home office, é se adiantar aos problemas. Muitas vezes, quando você já está enrolado, se sentindo estressado e sobrecarregado, é difícil decidir no momento que você vai desligar ou poder ficar ok com aquilo. Eu faço uma coisa que chamo de 'Laura 30', então toda manhã, mesmo com uma filha pequena, eu acordo antes dela e tenho 30 minutos para dar o tom emocional e mental do meu dia.

Eu sou uma apoiadora da meditação, mesmo que as pessoas questionem como isso pode ser produtivo, eu acho que te traz para o seu centro durante o dia, pois você começou com esse ponto que você controla. Então, antes de olhar meu celular, antes de fazer qualquer coisa, às vezes eu toco piano, às vezes eu só tomo café e não faço nada. E sempre medito em algum momento pela manhã. Acho que essa é uma das melhores formas de se preparar para o sucesso no resto do dia.

E depois, você deve estar consciente das suas emoções. Se você se sente esgotado, saber isso é o primeiro passo. E o segundo passo é dizer: vou tirar a sexta-feira de folga só para fazer algo por mim. Ou vou desligar meus aparelhos de noite.

Uma das minhas dicas para essa época é dormir com o celular fora do quarto, pois você vai dormir com a mente desligada e não traz o trabalho para o seu quarto. E aí você acorda e faz alguma coisa antes de olhar o celular, talvez tomar banho antes de ver seus e-mails. Mentalmente, isso pode ajudar com o estresse".

Evitando o Burnout

"Nesse ano, ouvi muito sobre Burnout, sobre as pessoas se sentirem esgotadas, que só olham para telas o dia todo e que não fizeram nada de verdade. Mais do que nunca, temos que ver produtividade como um todo, e não apenas como o resultado de acabar com sua lista de tarefas. Eu faço muitos desafios durante o ano que são relacionados com produtividade, mas não são diretamente relacionados a isso no sentido tradicional.

Um exemplo é fazer um desafio de leitura, com isso você usa seu cérebro para ter foco e atenção. O desafio que estou tocando agora é o "Noite de terça sem tecnologia". E famílias estão se inscrevendo nele, assim como casais e indivíduos. Depois do jantar, ou após o horários escolhido para o fim do trabalho, até a manhã seguinte, você tenta evitar o uso de aparelhos eletrônicos.

Claro que a tecnologia tem seus benefícios, especialmente na situação em que vivemos, mas quem está fora do escritório está sempre olhando para um aparelho e sentindo parte desse esgotamento mental. O que você pode fazer no lugar disso? Pode ser um quebra-cabeça ou fazer caminhada. É uma forma de encoraja-lo a tirar um tempo para você em uma noite na semana e não passar esse tempo lendo e-mails".

Equilibrar horário de trabalho e pessoal

"Quando todos estão em casa, é mais difícil falar que tem um compromisso e precisa sair do trabalho. Todos vimos isso no começo do home office. E eu falo muito disso no treinamento. Imagina que você está no meio de uma tempestade, tem coisas chovendo em você e existem coisas que você pode fazer para amenizar a chuva. Tem aspectos no nível da companhia, mas no meu programa eu uso o símbolo do guarda-chuva. A ideia é que não importa o que acontece, seja uma chuva, uma tempestade, o trabalho de casa ou a pandemia, no final das contas meu programa é para dar dicas e ferramentas para abrir esse guarda-chuva e dizer 'esse é meu local seguro, é aqui que consigo resolver as coisas'.

As empresas podem trabalhar com a tempestade, por exemplo organizando as reuniões globais para cairem em uma noite. E é ok ter algumas exceções aqui e ali, mas colocando uma data, a empresa dá o tom para respeitar o horário de todos. Ou talvez o meu desafio da 'terça sem tecnologia' sendo feito em equipe, o que torna aceitável que todos estejam offline em certo horário. Mas, no final do dia, você precisa abrir seu próprio guarda-chuva. Você precisa dizer que vai desligar às 7 da noite e terminar o trabalho amanhã. As pessoas se preocupam em fazer isso, mas acho que, quando você faz isso e trabalha com seus limites com sucesso, as outras pessoas respeitam e funciona para você no longo prazo".

Pedir respeito aos seus horários

"Quando você tem pessoas que não pensam da mesma forma, colocar um limite e comunica-lo é o primeiro passo. Se você não fala que vai sair por duas horas para ter um tempo para você, a outra pessoa pode pensar que você está a ignorando ou que não está se esforçando. Acho que se comunicar sobre isso e mostrar que tem um plano. Por exemplo, avisar que tem como prazo a quarta-feira, então você coloca a expectativa de quando vai respondê-lo. O que você pode fazer é se comunicar. Mas eu acho que gestores e empresas deveriam entender que há valor nos funcionários se afastarem, é por isso que temos férias ou sabáticos. Nós sabemos que as pessoas são mais felizes e mais produtivas se têm tempo livre".

O papel da liderança

"O primeiro conselho para os líderes é: abram seus próprios guarda-chuvas. Só porque você é um gerente não quer dizer que você não precisa de tempo de descanso e não tem outras necessidades. Então, estabeleça limites para você. A segunda coisa é que você deve dar o bom exemplo. Muitas vezes vejo executivos dizerem 'ah, não se sinta obrigado a responder e-mails de noite. Eu mando, mas não se sinta obrigado a responder'. Você está basicamente mostrando às pessoas que você faz e elas sentem que precisam fazer aquilo, mesmo que não seja dito. Tem um executivo que toda semana mostra fotos das coisas que faz com seus filhos entre 15h e 17h. Ele tira um tempo para fazer algo com os filhos quando eles terminam as aulas virtuais e ele compartilha. Isso mostra para as pessoas que ele não apenas fala, mas age. E, finalmente, fazer check-ins com a equipe e saber quem são seus maratonistas e sprinters ajuda na produtividade. Talvez você ofereça duas opções para a reunião ou crie espaço para que a equipe possa socializar".