5 estratégias da Microsoft para melhorar as reuniões e diminuir a fadiga

A fadiga de reuniões virtuais é real e a Microsoft provou isso com seu estudo analisando as ondas cerebrais de alguns funcionários durante duas horas de compromissos.

Na primeira leva de reuniões, os 14 voluntários fizeram quatro encontros de meia hora sem pausas. Depois, as mesmas pessoas fizeram as mesmas duas horas, mas pausando por 10 minutos antes de pular para a próxima sala de videoconferência.

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O experimento medindo o nível de estresse no cérebro dos profissionais concluiu que as pausas entre reuniões funcionaram como uma “reinicialização” do estresse. Enquanto as duas horas seguidas de reuniões criaram um acúmulo de estresse.

Esse resultado já ajuda a ter uma perspectiva de como combater a fadiga da rotina do home office, mas ainda é difícil estruturar melhorar hábitos para os encontros virtuais. Como conseguir adicionar pausas na agenda? E o que fazer com esse tempo? A Microsoft separou cinco passos para melhorar as reuniões e combater a fadiga.

Confira:

Mude sua mentalidade

Marcar compromissos em sequência parece uma forma efetiva de organizar a agenda - até o momento que não sobra muito tempo para coisas básicas, como pensar ou ir ao banheiro. E a pesquisa da Microsoft mostra que, na verdade, reuniões sem pausas acabam prejudicando a produtividade.

Assim, o primeiro passo é mudar a mentalidade sobre o que é produtivo e o que é um calendário organizado. Ter um bom equilíbrio do tempo, inclusive considerando as pausas, ajuda a se manter mais concentrado na hora de colaborar com os outros.

A reunião poderia ser um e-mail?  

Para evitar o acúmulo de reuniões improdutivas, vale sempre fazer a reflexão de qual é a melhor forma para se comunicar. Para ajudar na escolha: assuntos dinâmicos, criativos ou emocionais podem ser debatidos em reuniões; temas informativos ou checar o desenrolar de um projeto podem ser tratados por mensagem ou e-mail; e qualquer tarefa simples pode ser resolvida por um chat. 

Acalme sua mente

Você resolveu fazer uma pausa, mas já pulou para uma nova tarefa ou e-mail urgente? Se você tem alguns minutos entre compromissos e quer superar a fadiga da rotina intensa de reuniões, a melhor coisa a se fazer é procurar uma atividade que acalma a mente. No estudo da Microsoft, os participantes fizeram meditação por aplicativo, mas uma atividade física, desenhar ou ler lago agradável também são opções benéficas.

“Pode ser qualquer coisa que tire sua mente das coisas relacionadas ao trabalho e a concentre em algo que você sente que é relaxante", diz Michael Bohan, diretor sênior do grupo de Engenharia de Fatores Humanos da Microsoft.

Direto ao assunto 

Reuniões mais curtas e mais produtivas possuem um propósito bem definido. Para isso, é preciso ter preparo antes para que a conversa seja intencional. A empresa de tecnologia recomenda algumas melhores práticas, como: enviar uma agenda com antecedência, atenção aos participantes, começar e terminar na hora certa, recapitular os pontos principais nos cinco minutos finais. 

Engajamento e energia 

Saiba usar os recursos do online para garantir a ordem e participação de todos. Criar hábitos para os encontros virtuais, como encorajar a discussões paralelas no chat e pedir o uso do botão de levantar a mão, ajudam a ter conversas mais dinâmicas, criativas e estratégicas. 

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